Як зробити бізнес цифровим?

• Початкові етапи включають оцінку наступного:

— Чи має ваш бізнес необхідні компетенції для здійснення цифрової трансформації?

— Чи ваші співробітники ставляться з ентузіазмом до реалізації необхідних змін?

— Чи вимагатиме від вас цифровізація бізнесу здобуття нових навичок чи вмінь?

• Оцінюючи наявні ресурси, поставте собі такі запитання:

— Чи маєте ви необхідний інвестиційний чи фінансовий потенціал?

— Чи ваш бізнес збирає та зберігає необхідну інформацію та чи є у вас достатньо даних про бізнес-процеси, клієнтів, постачальників, продукцію та послуги? Інформація, яку бізнес може збирати та зберігати, включає дані щодо клієнтів, стадії виконання замовлень/робіт, інформацію про попередні замовлення/роботи, які виконувалися для клієнта, наявних запасів товарів тощо.

— Чи базуються ваші бізнес-рішення та процеси їх прийняття на наявних даних або усталених загальноприйнятих практиках?

— Як ви позиціонуєте свій бізнес порівняно з конкурентами в тій самій галузі чи сфері, коли йдеться про ресурси або компетенцію, необхідні для цифровізації?

— Який статус ІТ-забезпечення у вашому бізнесі? Наскільки добре ІТ-засоби та програмне забезпечення інтегровані у ваш бізнес, операції та процеси, і чи збирають вони достатньо даних щодо вашої господарської діяльності, зокрема щодо наявних клієнтів, наявних товарів на складі, стадій виконання замовлень/робіт, об'єми продажів та іншу фінансову інформацію.

• Спробуйте передбачити майбутні тренди, виходячи зі своєї позиції та галузевих тенденцій, та використовуйте свої цифрові можливості для надання своїм клієнтам високоякісних товарів та послуг.

• Використовуючи технології для забезпечення бездоганного обслуговування клієнтів, розвивайте власні здібності та культуру, спрямовані на стимулювання інновацій, ефективності та динамічності.

• Подумайте, які засоби ви не можете знайти або побудувати всередині бізнесу, та отримайте їх ззовні.

• Використовуйте вже створені технології та рішення для прискорення процесу цифровізації.

• Ваш бізнес повинен відповідати очікуванням, встановленим іншими бізнесами, а потім створювати нові вищі очікування, збираючи, аналізуючи та швидко використовуючи для цього будь-які дані, отримані від клієнтів.

• Ваш бізнес повинен бути активним та доступним на бажаних платформах соціальних мереж та інших каналах.

• Обираючи нові ІТ-системи або рішення, звертайте увагу передусім на ті, які вже зарекомендували себе як стабільні та надійні у процесі використання у вашому секторі.

• Будьте готові інвестувати в технології, навіть якщо в перші роки переходу на них ваші прибутки скорочуватимуться. У деяких секторах відсутність інвестицій в електронну комерцію може призвести до виведення підприємства з бізнесу в довгостроковій перспективі.

• Ваші бізнес-стратегія та бізнес-цілі повинні бути чітко визначені, а ваш ІТ-підхід та стратегія мають доповнювати їх.

• З самого початку впровадження нових технологій та ІТ-рішень не припиняйте працювати над розвитком власних бізнес-інновацій та технологічно обумовленої культури. Зосередьтеся на рішеннях, що ґрунтуються на даних. При впровадженні своїх рішень дотримуйтеся підходу "приймати, не пристосовувати" – тобто, якщо будь-який з ваших процесів не налаштований належним чином або неефективний, приймайте нові технологічні процеси, а не пристосовуйте технологію до свого способу ведення справ.

• Створюючи успішний бізнес в Інтернеті, зосередьтесь на такому:

— Створіть простий, привабливий та надійний Інтернет-магазин.

— Вивчіть податкові та правові норми щодо ведення Інтернет-магазину. Діяльність інтернет-магазину підпадає під діяльність електронної комерції, яка регулюється Закон України "Про електронну комерцію". Детальніше із юридичними аспектами ведення бізнесу в інтернеті можна ознайомитися за посиланням.

— Не нехтуйте логістикою, оскільки вона є продовженням послуг, які ви надаєте клієнту.

— Забезпечте наявність професійної стратегії цифрового маркетингу у бізнесі.

— Вивчіть навички та ноу-хау, необхідні для відкриття Інтернет-магазину та управління ним; при необхідності залучайте зовнішню допомогу та підтримку в цих сферах (наприклад, це можуть бути такі мобільні застосунки як Jira, Asana, Trello та інші).

• Вибір авторитетних сайтів роздрібної торгівлі означає використання простих і легких платформ, що вже зарекомендували себе, та отримання потенційного впливу і визнання бренду в обмін на операції оплати або плату за підписки.

• Однак використання сторонніх платформ також означає створення ще однієї точки продажу, якою потрібно керувати. Переконайтесь у тому, що у вас є внутрішні можливості керувати та управляти цими каналами, оскільки стратегії продажу на таких веб-сайтах можуть відрізнятися від звичних.

• Facebook та подібні платформи – це корисні місця для пошуку вашого ринку та тестування ідей. Зазвичай вони є економічно вигідними та забезпечують зворотний зв’язок у реальному часі. Соціальні мережі також можуть дозволити Вам надавати допомогу клієнтам через більш тісний контакт. Соціальні мережі – це не просто маркетинговий інструмент. З них можна отримати багато даних, що будуть корисними для всього вашого бізнесу.

• Використання соціальних мереж є важливим не лише для спілкування, пошуку та утримання клієнтів, а й для того, щоб розуміти їх і бути на крок попереду їх потреб. На сьогодні соціальні мережі є найважливішим засобом спілкування у світі.

• П'ять технічних навичок стають дедалі важливішими при стимулюванні зростання:

— засвоєння та збір даних: ваша команда має можливості збирати та аналізувати великі масиви даних;

— нові технологічні спеціалізації: працівники, що володіють навичками розуміння та впровадження нових технологій;

— кібербезпека;

— моделювання сценаріїв;

— орієнтування на цифрову трансформацію менталітету.

Останні три навички необхідні для успішного стимулювання змін у Вашому бізнесі. 

• Не менш важливими є більш тонкі навички, такі як емпатія, переконання та емоційний інтелект. Деякі підприємства традиційно не вважають їх пріоритетними та не розглядають як частину свого потенціалу, спрямовуючи свої зусилля виключно на підприємницьку діяльність. Однак ваші співробітники повинні володіти цими навичками для досягнення більш високого рівня орієнтації на клієнтів, що й очікується від цифрового бізнесу.

• Нарешті, керівникам та власникам бізнесу потрібно оволодіти додатковим набором управлінських навичок, включаючи швидке реагування на зміни та ризики, залучення різноманітних трудових ресурсів та зміцнення співпраці із зовнішніми та незалежними постачальниками.

Більшість підприємств стикаються з трьома основними перешкодами у забезпеченні цифрової грамотності персоналу.

• Швидке підвищення кваліфікації: створіть внутрішні сесії або академії цифрового навчання або відправте співробітників на навчання до зовнішніх постачальників.

• Підвищення кваліфікації персоналу, що включає представників багатьох поколінь: запровадьте зворотне наставництво для лідерів, цифрове навчання та залучення амбасадорів або користувачів, що мають широку і лояльну аудиторію (інфлюенсерів). Це є корисним для багатьох традиційних МСП, де старші покоління власників та керівників не звикли вести бізнес у цифровому світі.

• Стимулювання персоналу до розвитку ширшого спектру навичок: побудуйте систему професійно-технічних та соціальних цифрових навичок, пов’яжіть ці навички з різними ролями та використовуйте їх для відображення кар’єрного зростання. Це спонукатиме працівників розвивати свої можливості.

Фахівці, що охоче навчаються, відіграють у бізнесі вирішальну роль у забезпеченні цифрової трансформації, якої мають досягти вже існуючі підприємства.

Оскільки бізнес переходить до віддаленої роботи, працівники повинні звикати працювати спільно, не будучи разом. Перехід на віртуальні зустрічі, семінари та конференції означає адаптацію до нових способів виконання завдань. Дослідіть доступні варіанти, такі як Microsoft Teams, Zoom та WebEx для внутрішнього використання та Facebook – для зовнішнього використання, щоб оптимізувати роботу в Інтернеті для себе та своїх клієнтів.

Перегляньте ці шаблони для отримання додаткової інформації про цифрову співпрацю:

- Як проводити віртуальні зустрічі; та

- Дев’ять порад щодо безпечної відеоконференцій.

• Розширені інтегровані системи можуть допомогти організаціям розробити бізнес-процеси, що мінімізують витрати. Управління ризиками є основоположним компонентом будь-якої великої системної імплементації, незалежно від того, чи застосунки є стандартними пакетами планування корпоративних ресурсів (ERP), такими як SAP, PeopleSoft або Oracle, або спеціально створені для задоволення конкретних потреб бізнесу.

• Швидкість є ключовим фактором прибутковості при впровадженні нових інтегрованих систем. Внаслідок цього може виникнути спокуса знехтувати безпекою та ефективним контролем при їх розробці та впровадженні. Це може призвести до неналежного здійснення контролю за процесом та зростання рівня ризику для безпеки або до інших системних збоїв. Завжди підкреслюйте важливість безпеки, навіть за рахунок зниження швидкості. Проводьте регулярні тренінги та навчальні курси для працівників щодо знань з кібербезпеки.

• Використовуйте існуючі цифрові платформи та інструменти для управління документообігом. Максимально використовуйте доступні ресурси, такі як Excel, системи управління даними, системи ERP тощо.

• Застосовуйте цифрові інструменти та програмне забезпечення для організації своїх бізнес-процесів. Ось деякі типи систем, поряд із популярними варіантами:

• Обговоріть зі своїми клієнтами, замовниками та постачальниками, як слід підписувати, отримувати відповідні документи та які підписи дозволяються, наприклад скановані версії, цифрові підписи тощо. Перевірте, які законодавчі вимоги застосовуються в цих випадках. Зокрема: (1) попередньо перевірте, чи можна використовувати електронний підпис для конкретної категорії документів, (2) пам'ятайте про те, що важливо використовувати належну категорію електронного підпису (в Україні наразі застосовуються категорії звичайного, удосконаленого і кваліфікованого цифрового підпису), (3) перед використанням електронного підпису потрібно укласти із контрагентами договори про використання електронного підпису та електронних документів із зразками власноручного підпису (договори мають бути представлені в паперовій формі). Детальніше про електронний підпис, його види та інші юридичні аспекти можна дізнатися за посиланням.

• Скористайтеся, де це можливо, перевагами онлайн-банкінгу та мобільних технологій для здійснення своїх операцій.

• Налагодьте цифрові процеси. Використовуйте існуючі інструменти та програмне забезпечення, де це можливо, або знайдіть зовнішніх або сторонніх постачальників:

— управління клієнтською базою → зберігання ключових даних щодо клієнтів та їх поведінки 

— управління складом та товарно-матеріальними запасами → відстеження товарних запасів та використання цього як основи для їх планування

— цифрові онлайн-процеси залучення клієнтів → якщо немає складних інструментів, використовуйте прості рішення, такі як реєстрація нових клієнтів за допомогою електронної пошти та внутрішні бази даних.