Управління та моніторинг фінансів та боргу
Дізнайтеся про важливість управління своїм фінансовим становищем, підготовки планів та звітів, а також регулярного моніторингу своїх фінансів та виконання боргових зобов'язань.
Планування та моніторинг своїх фінансів
Фінансове планування та моніторинг допоможуть вам передбачити та вирішити потенційні проблеми у бізнесі.
Фінансове планування
Сучасна, горизонтально та вертикально інтегрована система бізнес-планування може допомогти бізнесу вчитися з досвіду, слідувати своїм цілям та створювати взаємопов’язані ділові функції, які ефективно працюють.
Бізнес-план
Бізнес-план є важливим для успіху бізнесу та забезпечення достатнього фінансування і ліквідності бізнесу.
Розробіть офіційний бізнес-план із викладенням стратегічного плану та оперативного фінансового плану. Оцініть фінансову стабільність та визначте змінні, які впливатимуть на дохід та витрати.
Фінансовий план
Фінансовий план – це інвестиція в майбутнє. Ефективне планування може допомогти бізнесу досягти довгострокової фінансової безпеки, тому слід розпочати фінансове планування якомога раніше.
Процес фінансового планування повинен включати постановку цілей та завдань, а також планування грошових потоків та складання бюджету. У відповідному плані рекомендовано мати декілька сценаріїв на основі прогнозованих даних. Для МСП дуже важливо скласти прогноз принаймні для двох сценаріїв: план для звичного функціонування бізнесу (базовий сценарій) та на випадок критичних моментів, різкого та непередбачуваного зниження фінансових показників (негативний сценарій).
Для створення фінансового плану потрібно здійснити детальну оцінку вашого бізнесу або бізнес-концепції, включаючи:
• цілі;
• стратегії;
• плани дій;
• розподіл ресурсів та очікуваних доходів за категоріями витрат.
Не плутайте фінансовий план із фінансовою звітністю. На відміну від фінансової звітності, фінансовий план включає стандартні звіти, заповнені очікуваними показниками на основі минулих фінансових результатів, але не надає фактичних фінансових результатів.
Моніторинг ходу бізнесу
Постійно переглядайте свої процеси, щоб переконатися, що вони йдуть у ногу з останніми інноваціями та розробками.
Ви повинні забезпечити надання фінансової звітності відповідно до чинних українських та міжнародних стандартів бухгалтерського обліку. Відповідні форми фінансової звітності в Україні та їх склад наведені в Наказі Міністерства Фінансів України "Про затвердження Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності".
Порядок подання форм фінансової звітності визначається
Постановою Кабінету Міністрів України "Про
затвердження Порядку подання фінансової звітності". Даний порядок поширюється на всіх юридичних осіб
незалежно від організаційно-правової форми господарювання і форми власності,
зокрема товариства з обмеженою відповідальністю, приватні підприємства,
акціонерні товариства тощо, а також на представництва іноземних суб'єктів
господарської діяльності, які зобов'язані вести бухгалтерський облік та
подавати фінансову звітність згідно із законодавством. Підприємства зобов'язані подавати фінансову
звітність органам державної статистики та органам Державної податкової служби
(якщо підприємство платить податок на прибуток, платники частини чистого
прибутку та неприбуткові організації).
Фінансовий моніторинг зосереджений на порівнянні фактичного прогресу в бізнесі з фінансовими планами та прогнозами, і базується на фінансових звітах та звітності. Результатом ефективного фінансового моніторингу мають бути дії, спрямовані на покращення будь-якої виявленої неефективності або подальше підвищення ефективності бізнесу.
Порівняння бюджету та звіту про фактичні результати (звіти про моніторинг бюджету) вкаже на будь-які відхилення від запланованих цілей або завдань і дозволить Вам вжити коригувальні дії.
Регулярно аналізуйте фінансові результати свого бізнесу та стежте за "тривожними дзвінками" (див. розділ "Фінансова реструктуризація") для своєчасного виявлення фінансових труднощів та прийняття відповідних дій.
Ведення фінансового обліку
Коректне ведення обліку створює основу для прийняття правильних фінансових рішень та підвищує довіру в очах інвесторів. Тому воно є важливим для будь-якого бізнесу. Продумайте, у який спосіб і як довго ви будете вести фінансовий облік.
Ведення належного обліку може принести неабияку користь Вашому бізнесу. Наявність детальної та точної фінансової інформації, до якої ви можете отримати доступ у будь-який момент, допоможе Вам:
— аналізувати ефективність свого бізнесу та підтримувати його належний фінансовий стан;
— точно та своєчасно виконувати свої зобов’язання зі сплати податків та пенсійних зборів;
— залучати інвесторів;
— приймати кращі та усвідомлініше бізнес-рішення.
Переконайтесь у тому, що весь ваш облік ведеться відповідно до застосовних законів та норм, а саме Закону України "Про бухгалтерськийоблік та фінансову звітність в Україні" та Національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку.
Ручне ведення бухгалтерського обліку
Бухгалтерський облік вручну – це спосіб ведення обліку на паперовій основі. У ньому часто використовується кілька книг і журналів обліку, які можна придбати в магазині канцелярських товарів. Їх слід використовувати, якщо ви не можете налагодити цифрову або електронну бухгалтерію.
Електронний бухгалтерський облік
Електронне ведення бухгалтерського обліку може здійснюватися як у електронних розгорнутих таблицях, таких як Excel, так і за допомогою спеціального бухгалтерського програмного забезпечення або веб-платформ, таких як QuickBooks, FreshBooks, Бухгалтерія А5, Bookkeeper, Дебет Плюс.
• Електронне ведення бухгалтерського обліку є зручнішим для бізнесу, оскільки вимагає менше місця для фізичного зберігання, менше часу та менше роботи. Суми підраховуються автоматично, і система може генерувати остаточні звіти.
Цифрове ведення бухгалтерії є важливим аспектом цифрового ведення бізнесу. Для детальнішою інформацією перейдіть до розділу "Як перевести свій бізнес на цифрові технології?".
Зберігання документів
Як для неавтоматизованого , так і для ведення бухгалтерського
обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації
важливо зберігати інформацію та звіти
у безпечному місці за межами офісу. Тоді як книги та первинні документи для
ведення неавтоматизованого бухгалтерського обліку зазвичай зберігаються у місці
їх фізичного місцезнаходження, електронні книги, як правило, зберігаються в
хмарних сховищах. Законом України передбачається, що на вимогу державного органу
або іншого контрагента паперові копії документів, які зберігаються в
електронному вигляді, виготовляються за рахунок
підприємства.
Згідно із законодавством України, збереження оброблених документів,
регістрів бухгалтерського обліку і
звітності забезпечується протягом встановленого періоду, який не може бути меншим ніж три
роки.
Практично
термін для зберігання первинних документів бухгалтерського обліку та звітності
визначається окремо для кожного виду документа, що зазначені у відповідному наказі Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 "Про
затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності
державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ,
підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів". Даний перелік містить найменування типових
документів та строк їх зберігання, які створюються під час діяльності
підприємства. Перелік включає два розділи, в яких документи поділяються на ті,
що створюються в управлінській діяльності, та документи, що створюються в науково-технічній та
виробничій діяльності. Розділи містять глави, які відображають основні напрями
діяльності організації, наприклад, промислове виробництво, сільськогосподарське
виробництво тощо.
Список організований таким чином, що у першому
рядку йде порядковий номер, у другому рядку – найменування документа, у
третьому рядку – строк зберігання документів для підприємств, у яких створюється документи Національного архівного
фонду (НАФ), у четвертому рядку – строк зберігання документів для підприємств, у яких не створюється НАФ, та у п'ятому рядку –
примітки.
Рекомендуємо звертати увагу на строки зазначені саме у четвертому рядку. Документи НАФ означають документи, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації. Відповідно, рекомендуємо дивитися саме на строки зберігання документів, які не належать до НАФ. У кінці Переліку є зміст, який допоможе зорієнтуватися, де знаходяться актуальні для вас документи.