Управління своїм персоналом
Дізнайтеся, як досягти кращого балансу між лідерством та управлінською діяльністю та як підвищити ефективність Вашого бізнесу.
Провідні люди
Як власник бізнесу або Лідер, Ви повинні розробити стратегії, що допоможуть Вам виявити найсильніші сторони Ваших працівників, розвинути їх таланти і утримати хороших людей.
Управління
Вибір правильної структури управління для здійснення керівництва та контролю Вашого бізнесу має пріоритетне значення для довгострокової стійкості. Корпоративне управління по суті має справу зі структурами і процесами у компанії, спрямованими на керівництво і контроль її бізнесу, а також з відносинами між власниками компанії, керівництвом, радою директорів та іншими зацікавленими сторонами.
Ваш бізнес може реалізовувати безліч різних методів управління, в тому числі:
🡺 офіційні засідання керівних органів
🡺 процеси розроблення стратегії та бізнес-планів компанії
🡺 постановка цілей і моніторинг ефективності
🡺 формування політики в галузі зайнятості
🡺 бізнес-місії
🡺 правила поведінки і політика вирішення конфліктів
🡺 використання зовнішніх консультантів для управління та вирішення ділових питань.
Переконайтеся, що Ваше управління може забезпечити:
— повагу до поглядів та ідей працівників
— довіру до власника бізнесу та директорів і посадових осіб компанії, які працюють в найкращих інтересах бізнесу
— внутрішній контроль для забезпечення цілісності і надійності всіх процесів в компанії
— комфорт з точки зору наступного покоління, що бачить своє майбутнє у бізнесі і добре підготовлене до переходу бізнесу до нової стадії розвитку
— впевненість нинішнього покоління в здатності наступного покоління рости і захищати бізнес-капітал у майбутньому.
Управлінський підхід
Стиль управління, який Ви приймаєте, буде залежати від Вашої особистості, а також від типу роботи і ступеня довіри, яку Ви відчуваєте до своїх працівників (наприклад, автократичне лідерство або демократичний стиль).
Підхід до управління також буде варіюватися в залежності від працівників, включно з рівнем інтересу, який вони проявляють, і наскільки вони кваліфіковані.
Лідерські якості
Успіх Вашого бізнесу залежить від Вашого належного керівництва та ефективного прийняття рішень.
Формування та підтримка довіри серед працівників - одна з найважливіших навичок, необхідних лідеру. Щоб створити потужну і успішну команду, лідер повинен залучати, мотивувати і надихати працівників. Для реалізації концепції ефективного лідерства потрібні лідери, що володіють збалансованими професійними та особистісними навичками (такими як впевненість і вміння переконувати). Навчіться давати і отримувати зворотний зв'язок від колег, особливо коли щось працює не так, як очікувалося.
Ведення складних розмов
Кожен керівник стикається з ситуаціями, які вимагають проведення розмов, що приносять погані новини, такі як погана продуктивність, скорочення або перерозподіл робочих місць.
Вивчіть поради про те, як успішно справлятися з важкими розмовами.
Делегування повноважень
Делегування діяльності може бути необхідне для виконання роботи в строк і в рамках бюджету. Це означає передачу відповідальності за виконання певних завдань або задач іншим працівникам. Будьте обережні при прийнятті рішення про те, яким працівникам Ви будете делегувати ті чи інші функції, і переконайтеся, що вони справляються з поставленим завданням. Подумайте про глибину і складність завдання, терміни виконання, компетентність і підготовленість працівника.
Зверніть увагу на ці міркування при делегуванні, що можуть допомогти Вам керувати процесом.
Управління конфліктом
Конфлікт не завжди повинен бути негативним. Обговорення деяких проблем може призвести до прийняття кращих рішень. Управління конфліктами між працівниками та ключовими зацікавленими сторонами може значно вплинути на дохід компанії, продуктивність та моральний дух.
Деяким працівникам може бути не по собі від прямої конфронтації. Тому Ви повинні налаштувати анонімні канали подачі скарг у Вашому бізнесі, такі як анонімна скринька для скарг або анонімна гаряча лінія.
Переконайтеся, що у Вас є структурований і визначений підхід до управління конфліктами, щоб гарантувати, що Ваш бізнес завжди працює на реалізацію загального бачення і ключових цілей без витрачання зайвих значних ресурсів на вирішення конфліктів.
Управління підлеглими через зміни
Оцініть, чи необхідні кадрові зміни, для забезпечення успіху та стійкості змін в контексті вашої бізнес-стратегії.
Працівники особливо вразливі в періоди значних змін – переконайтеся, що вони відчувають себе в безпеці і залучені в процес.
Зміни в бізнесі
Зміни у бізнесі можуть бути неминучими. Вони можуть охоплювати зміни в:
🡺 стратегії
🡺 структурах, процесах і системах
🡺 відділах та командах
🡺 індивідуальних ролях
🡺 поведінці і культурі.
Тип змін і причини, що стоять за ними, визначатимуть те, як Ви плануєте здійснити цю зміну.
План впровадження змін
Зробіть зміну відомою, повідомивши про неї на ранній стадії і запросивши працівників до обговорення або залучаючи їх у процес її здійснення. Зробіть зміну реальною, перетворивши зміну з уявної концепції на реально існуючих механізм і з'ясувавши, що ця зміна означає для Ваших працівників. Розробіть підходи до реалізації ключових типів змін, привівши у відповідність свою стратегію і визначивши, чи готовий бізнес до чіткого та ефективного впровадження змін.
Управління ефективністю роботи працівників
Щоб сприяти стрімкому розвитку Ваших працівників, дуже важливо, щоб Ви постійно відстежували, керували і проявляли інтерес до їх роботи.
Визначення цілей діяльності
Почніть з визначення цілей для Ваших працівників і обговорення їх особисто. На початку періоду оцінки ефективності, наприклад фінансового року, чітко сформулюйте, чого Ви очікуєте від своїх працівників, і поставте перед ними конкретні цілі.
Аналіз ефективності
Регулярно перевіряйте ефективність роботи, надаючи неформальний і негайний зворотний зв'язок, включаючи проведення особистих розмов або використання інструментів зворотного зв'язку, а також регулярно проводьте планові структуровані бесіди і оглядові зустрічі щодо ефективності з кожним з Ваших працівників.
Регулярний позитивний та конструктивний зворотний зв'язок, націлений на розвиток, що надається безпосередньо та з мотиваційним підтекстом, а також спрямований на підвищення ефективності, - має набагато більший вплив на бажаний результат і дозволяє людям розвиватися протягом усього року.
Щонайменше раз на рік Ви повинні проводити зустрічі один на один з Вашими працівниками, щоб обговорити їх роботу. Ці обговорення дають цінну можливість зосередитися на розвитку кар'єри працівника, і Ви можете дати їм цілеспрямовані рекомендації, які підвищать їх мотивацію і продуктивність.
Результати та нагороди
Результати оцінки ефективності повинні безпосередньо впливати на просування по службі і винагороду (будь-якого роду заохочення) Ваших працівників, а в деяких випадках і на їх подальший зв'язок з бізнесом.
Утримання працівників
Ваш бізнес повинен працювати на те, щоб зберегти талановитих працівників. Втрата найталановитіших співробітників означає втрату критичних знань і навичок. Це може завдати шкоди Вашому бізнесу, а приховані витрати, пов'язані з плинністю кадрів, можуть різко зрости.
Для визначення внутрішніх проблем і ризиків можна розрахувати плинність кадрів за такою формулою:
Як я можу утримати своїх працівників?
Працівники, що залучаються на довгий строк, роблять свій значний вклад в успіх Вашого бізнесу.
Розуміючи, що забезпечує або навпаки перешкоджає утриманню працівників, Ваш бізнес зможе усунути першопричину будь-яких проблем і домогтися позитивних і довгострокових вигод, включаючи:
🡺 збільшення людського капіталу
🡺 позитивне робоче середовище
🡺 ефективна активізація працівників в критичні моменти
🡺 зростання рівня інновацій
🡺 поліпшення кінцевих результатів, зокрема якісних та часових показників.
Існує широкий спектр факторів утримання працівників, включаючи:
🡺 рівень задоволеності роботою
🡺 співпрацю у команді, розвиток і майбутні кар'єрні можливості
🡺 особисту ініціативу та баланс між роботою та особистим життям
🡺 заробітну плату та пільги
🡺 лідерство та управління людьми
🡺 залучення в роботу, комунікацію, зворотній зв'язок і визнання
🡺 організаційні зобов'язання
🡺 додаткові ресурси, доступні на роботі.
Більше того, ми наводимо кілька ефективних стратегій утримання працівників, які практично не вимагають фінансових витрат.
Визначення ключових працівників
Не завжди вдається утримати кожного працівника - хтось піде на пенсію, когось Ви відпустите, а хтось піде з причин, на які Ви не можете вплинути. Тому важливо зосередитися на утриманні ключових працівників, які становлять найбільшу цінність для Вашого бізнесу.
Управління винагородами
Щоб зберегти найцінніших працівників, Ви повинні розробити та впровадити надійні та ефективні системи управління винагородами та заохоченнями. Вони повинні бути прозорими, простими і пов'язаними з процесом оцінки ефективності.
Визначити набір принципів управління компенсацією:
🡺 Проаналізуйте ринок, на якому Ви працюєте.
🡺 Які системи винагороди поширені або є очікуваними у Вашому секторі бізнесу?
🡺 Оцініть ефективність Вашого бізнесу.
🡺 Як ваш бізнес порівнюється з конкурентами в галузі?
🡺 Чи покращилася його ефективність в порівнянні з минулим роком?
🡺 Коригуйте бонуси, щоб вони відображали відносну ефективність Вашого бізнесу.
🡺 Доведіть рішення до відома працівників.
🡺 Вам не потрібно детально пояснювати рішення про преміювання, поки Ваші працівники розуміють загальні принципи, що лежать в основі їх винагород.
Наочний приклад впровадження системи винагороди
Малий виробничий бізнес стикається з проблемою утримання потрібних працівників з певними виробничими навичками. Бізнес стабільно працює протягом багатьох років, але має обмежений потенціал для значного органічного зростання і збільшення виручки. Він повинен зберегти ключових працівників, але обмежений у тому, що він може запропонувати їм у розрізі значного підвищення заробітної плати. Власник вирішив ввести деякі варіанти подекуди нетипових заохочень, щоб допомогти зберегти працівників:
— премія в розмірі певної процентної частки, коли загальний обсяг виробництва і виручки демонструє ріст не менше ніж на 20% в порівнянні з попереднім роком
— Різдвяний бонус
— вихідні дні для конкретних сімейних та особистих дат і подій, таких як день народження працівника або перший день школи дітей працівника
— щорічна вечеря для працівників та їх сімей.
Варіанти гнучкої роботи
Гнучкі умови роботи можуть допомогти Вам утримувати і залучати працівників, дозволяючи їм працювати в умовах, що краще відповідають їх унікальним ситуаціям і особистим обов'язкам та потребам.
Що ж до нормативних вимог до віддаленої роботи та гнучкого графіку роботи, слід зауважити наступне.
Віддалена робота поділяється на два види:
• Дистанційна робота – працівник самостійно визначає робоче місце (у тому числі можливе комбінування роботи дистанційно та у приміщеннях роботодавця) та час виконання роботи, робота виконується із використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
• Надомна робота – робота виконується за місцем проживання працівника (як правило), робоче місце – фіксоване і не може бути змінене без погодження з роботодавцем. В основному такий вид віддаленої роботи стосується саме ручної праці, а не роботи із використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
У кожному з вказаних варіантів роботодавець зобов'язаний проводити інструктажі працівникам з питань охорони праці та безпеки (в тому числі за допомогою інформаційних технологій).
За потреби роботодавець забезпечує працівника необхідним обладнанням або надає йому компенсацію за використання працівником власного обладнання для виконання робочих завдань.
Під час карантину, загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна/надомна робота оформлюється за наказом роботодавця. У інших випадках – укладається письмовий договір на основі типової форми.
Гнучкий режим робочого часу складається із:
• фіксованого часу роботи
• змінного часу роботи (працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах норми)
• часу перерви для відпочинку і харчування.
Такий режим можна встановити за домовленістю сторін (у тому числі у разі дистанційної роботи) або за заявою працівника. Також роботодавець може встановити такий режим за наказом в рамках процедури зміни істотних умов праці – з двомісячним строком повідомлення. Однак такий режим не застосовується:
• на безперервно діючих підприємствах, в установах, організаціях
• при багатозмінній організації роботи
• в інших випадках, обумовлених специфікою діяльності, коли виконання обов’язків працівником потребує його присутності в години роботи, чітко визначені правилами внутрішнього трудового розпорядку бізнесу
• коли гнучкий режим робочого часу є несумісним з вимогами щодо безпечних умов праці.
У разі виробничо-технічної необхідності та/або для виконання невідкладних чи непередбачених завдань роботодавець може тимчасово (на строк до 1 місяця протягом календарного року) застосовувати до працівників, яким установлено гнучкий режим робочого часу, загальний режим роботи (норми ч. 3 ст. 32 КЗпП щодо зміни істотних умов праці не застосовуються).
У разі порушення встановленого режиму, крім застосування відповідних дисциплінарних стягнень, працівник може бути переведений на загальний режим роботи без дотримання ч. 3 ст. 32 КЗпП.
Переконайтеся, що Ваша політика гнучкої роботи відповідає вимогам законодавства, а також визначає, що всі Ваші працівники, які працюють за гнучких умов, несуть особисту відповідальність за успіх своїх власних домовленостей та ефективність роботи.
