Юридичні та податкові міркування
Управління персоналом та лідерство вимагають розуміння нормативних вимог, які необхідно враховувати та дотримуватися при реалізації Вашої бізнес-стратегії.
Загалом, Вам може знадобитися:
Щоб дізнатися про конкретні правила, що стосуються праці, які можуть застосовуватися, також див. огляд Міжнародної організації праці (МОП) для країни, в якій Ви працюєте: https://www.ilo.org/global/regions/lang--en/index.htm
Трудові договори
Трудові договори укладаються на певний строк або на невизначений строк.
Трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Також, при залученні на роботу стажерів, слід врахувати наступні законодавчі вимоги.
Стажування – це один з видів строкового працевлаштування, однак стосується він саме студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, за якою здобувається освіта. При цьому стажування таких осіб можливе лише за професією (спеціальністю), за якою вони навчаються, та лише у вільний від навчання час.
При стажуванні укладається трудовий договір про стажування за типовою формою, в якому поміж іншого визначається строк стажування, розмір оплати праці, трудова функція та керівник стажування.
Заробітна плата та пільги
Одним з основних прав кожного працівника є право на оплату праці.
Коли мова заходить про заробітну плату, існує цілий ряд міркувань, які слід враховувати, в тому числі:
— Чи існує законодавчо визначена мінімальна заробітна плата?
— Чи автоматично мінімальна заробітна плата збільшується щороку за законом?
— Чи існують будь-які юридично визначені коригування, такі як нормативні або податкові коригування, які необхідно застосовувати до заробітної плати працівників? Наприклад, Ваші працівники можуть мати право на індексацію та певні компенсації.
— Чи існують будь-які податкові зобов'язання, соціальні внески, медичні внески або інші зобов'язання роботодавця?
— Чи існують будь-які вимоги до документації?
— Чи існують які-небудь інші пільги, визначені законом, такі як транспортні субсидії, медичні та пенсійні допомоги, допомоги по соціальному забезпеченню, вихідні дні для важливих сімейних подій і обставин?
Робочий час
Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень. В деяких випадках законодавством передбачається скорочена тривалість робочого часу (наприклад, для неповнолітніх працівників). За угодою між працівником і роботодавцем може встановлюватись як при прийнятті на роботу, так і згодом неповний робочий день або неповний робочий тиждень.
Час відпочинку
Працівникам надається перерва для відпочинку і харчування тривалістю не більше двох годин. Перерва не включається в робочий час. Перерва для відпочинку і харчування повинна надаватись, як правило, через чотири години після початку роботи.
На тих роботах, де через умови виробництва перерву встановити не можна, працівникові повинна бути надана можливість приймання їжі протягом робочого часу.
Тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою за подвійну тривалість часу роботи в попередній зміні (включаючи і час перерви на обід).
Тривалість щотижневого безперервного відпочинку повинна бути не менш як сорок дві години.
Деякі види робіт вимагають спеціальної нічної або змінної роботи. Це може включати в себе особливі небезпеки або важке фізичне або психічне напруження, і тому, тривалість таких періодів роботи та часу міжзмінного відпочинку також регулюється окремими нормами трудового законодавства.
У випадку залучення працівників до роботи в надурочний час (дозволяється лише в обмеженому колі випадків), вона оплачується в подвійному розмірі. Компенсація надурочних робіт шляхом надання відгулу не допускається.
У разі залучення до роботи у святковий і неробочий день (дозволяється лише в обмеженому колі випадків), вона оплачується у подвійному розмірі. На бажання працівника, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку.
Відпустки
Працівники мають законне право на відпустку. Це залежить від характеру бізнесу, але найбільш поширеними є:
У випадку хвороби працівник також має право на оформлення лікарняного. В Україні перші 5 днів лікарняного оплачуються за рахунок коштів роботодавця, а з 6-го дня-за рахунок коштів Державного фонду соціального страхування до дня одужання або визнання інвалідом. Після цього працівник зазвичай отримує відсоток від своєї повної заробітної плати на основі існуючих систем соціального забезпечення.
Розірвання договору
Припинення трудових відносин відбувається лише з підстав передбачених ст. 36, 38, 40-41 Кодексу законів про працю України. При оформленні звільнення роботодавець має проводити його у відповідності з окремими процедурами, передбаченими для тих чи інших підстав.
Для розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, працівник має повідомити роботодавця про майбутнє звільнення за 2 тижні. Протягом строку попередження працівник може відкликати свою заяву про звільнення. У разі наявності поважних причин працівник може просити роботодавця розірвати трудовий договір у інший строк.
При розірванні договору як працівники, так і роботодавці несуть певні зобов'язання. Вони включають в себе надання юридично необхідних повідомлень. Після припинення трудових відносин, в більшості випадків працівник матиме право на допомогу по безробіттю.
Здоров'я та безпека
Заходи безпеки будуть безпосередньо впливати на безперебійне повсякденне функціонування Вашого бізнесу. Ваш обов'язок як роботодавця – забезпечити своїм працівникам безпечне і здорове робоче середовище, а також забезпечити безпечні приміщення для Ваших клієнтів. В Україні встановлена відповідальність для окремих працівників за порушення нормативних правил охорони праці та техніки безпеки.
Як правило, правила охорони праці та техніки безпеки повинні виконуватися всіма роботодавцями, і якщо Ваш сектор знаходиться серед певних регульованих секторів (таких як експлуатація важкої техніки, гірничодобувна промисловість, кар'єри, сталеливарні заводи, будівельні роботи, монтаж електроенергії і т.д.), Вам може знадобитися ввести додаткові правила. Здоров'я та безпека зазвичай пов'язані з наступними вимогами та обов'язками:
— забезпечити здоров'я і безпеку в будь-який час всіх працівників, які можуть бути задіяні в роботі, що виконується для підприємства або роботодавця
— вживати заходів щодо запобігання фізичних і психологічних професійних захворювань, травм або смерті, слідуючи ряду загальних принципів профілактики
— надавати інформацію, інструктаж, навчання та нагляд, необхідні для забезпечення охорони праці та техніки безпеки. Наприклад, у Вашому бізнесі може знадобитися спеціальний працівник або служба, відповідальні за здоров'я і безпеку праці.
Пенсія
Як роботодавець, Ви зобов'язані бути обізнані про закони і правила, що стосуються будь-яких пенсійних вимог для Ваших працівників. В Україні діє трирівнева система пенсійного страхування, яка, окрім загальної системи обов'язкового державного пенсійного страхування, дозволяє мати пенсійні накопичення для працівників у приватних страхових пенсійних фондах
Права працівників
У більшості країн правова база також визначає права працівників у важливих областях для захисту благополуччя працівників. Типові області включають в себе:
— Дискримінація: трудове законодавство забороняє будь-яку дискримінацію у сфері праці, зокрема порушення принципу рівності прав і можливостей, пряме або непряме обмеження прав працівників залежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, етнічного, соціального та іноземного походження, віку, стану здоров’я, інвалідності, підозри чи наявності захворювання на ВІЛ/СНІД, сімейного та майнового стану, сімейних обов’язків, місця проживання, членства у професійній спілці чи іншому об’єднанні громадян, участі у страйку, звернення або наміру звернення до суду чи інших органів за захистом своїх прав або надання підтримки іншим працівникам у захисті їх прав, повідомлення про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України "Про запобігання корупції", а також сприяння особі у здійсненні такого повідомлення, за мовними або іншими ознаками, не пов’язаними з характером роботи або умовами її виконання.
— Членство в профспілках: працівники мають право створювати та вступати в професійні спілки. Якщо Ваші працівники є членами профспілки, від Вас можуть зажадати узгодження певних умов праці та звільнення з профспілками або дотримуватися колективних договорів, укладених з профспілками. Відповідно до Закону України" Про профспілки, їх права та гарантії діяльності", роботодавець зобов'язаний забезпечити відповідні умови для діяльності профспілки
Збір та обробка персональних даних
При роботі з трудовими процесами і людьми Вам необхідно буде збирати певні персональні дані і пам'ятати про вимоги щодо захисту таких даних.
Ведення обліку
Не варто ігнорувати важливість послідовного захисту даних при створенні ефективної системи збору та аналізу персональних даних.
Дані працівників є приватними і конфіденційними. Для обробки персональних даних працівника Вам знадобиться законна підстава, якою може бути виконання трудового договору, згода та інше. Для передачі персональних даних працівника третій особі Вам також необхідно буде дотримуватися відповідних правил: повідомляти про таку передачу, інформувати щодо осіб, яким передаються персональні дані, а також повідомляти про транскордонні передачі даних.
Пам'ятайте, що робочі пристрої працівників можуть також містити персональні дані, доступ до них має бути обмежений і можливий на основі спеціальної згоди працівника.
Податкові зобов'язання роботодавця
При укладанні договорів із працівниками Ви також зобов'язані дотримуватися податкових вимог та проводити необхідні відрахування та платежі.
Юридичні зобов'язання при навчанні працівників
Як роботодавець, Ви за законом зобов'язані переконатися, що Ваші працівники навчені безпечно виконувати свою роботу. Деякі галузі також вимагають спеціальної підготовки. Не забувайте вести облік будь-якого навчання Ваших працівників.
Навчання охороні праці та техніці безпеки на робочому місці
Як роботодавець, Ви повинні забезпечити навчання охороні праці та техніці безпеки на робочому місці, щоб забезпечити безпеку Вашого робочого місця для Вас, Ваших працівників і будь-яких відвідувачів або клієнтів. Ви повинні навчати своїх працівників, коли вони тільки починають працювати, і регулярно проводити перепідготовку. Навіть в офісному середовищі знадобиться певна підготовка – наприклад, правила пожежної евакуації
Галузеве навчання
Певні галузі і робочі функції вимагатимуть спеціальної підготовки. Наприклад, якщо Вашим працівникам необхідно керувати навантажувачем або експлуатувати техніку, Ви повинні переконатися, що у них є відповідні дозволи, вони регулярно проходять навчання і оцінку.
Ініціативи державної підтримки
Моніторинг актуальних державних програм підтримки можна здійснювати на сайті Порталу для підприємців.
