Юридичні та податкові міркування
Управління персоналом та лідерство вимагають розуміння нормативних вимог, які необхідно враховувати та дотримуватися при реалізації Вашої бізнес-стратегії. Основними нормативно-правовими, які врегульовують питання найму працівників та виплати заробітної плати є Кодекс законів про працю, Закон України "Про оплату праці", Закон України "Про охорону праці", Закон України "Про відпустки" тощо. Для з'ясування питання оподаткування заробітної плати працівника слід звернутися до Податкового кодексу України, у тому числі щодо сплати податку на доходи фізичних осіб (п. 167.1) та військового збору (п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX), і Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування".
Загалом, Вам може знадобитися:
Щоб дізнатися про конкретні правила, що стосуються праці, які можуть застосовуватися, також див. огляд Міжнародної організації праці (МОП) для країни, в якій Ви працюєте: https://www.ilo.org/global/regions/lang--en/index.htm
Групи фізичних осіб-підприємців
В Україні існує чотири
групи фізичних осіб-підприємців, кожна з яких має свої особливості та
обмеження. Фізична особа-підприємець самостійно вибирає групу залежно від виду
своєї діяльності, та має обов'язково зареєструватися платником єдиного податку.
Перша група. До цієї групи належать фізичні особи-підприємці,
які не використовують працю найманих осіб, здійснюють роздрібний продаж
товарів з торговельних місць на ринках та/або провадять господарську діяльність
з надання побутових послуг населенню і обсяг доходу яких протягом
календарного року не перевищує 167 розмірів мінімальної заробітної плати,
встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року.
Друга група. Фізичні особи-підприємці, які здійснюють
господарську діяльність з надання послуг, у тому числі побутових, виробництво
та/або продаж товарів, діяльність у сфері ресторанного господарства, за умови,
що протягом календарного року відповідають сукупності таких критеріїв:
Надавати послуги
дозволено тільки населенню та платникам єдиного податку (підприємцям і юридичним
особам). До другої групи не можуть належати фізичні особи-підприємці, які
надають посередницькі послуги з купівлі, продажу, оренди та оцінювання
нерухомого майна, послуги з надання доступу до мережі Інтернет, а також
здійснюють діяльність з виробництва, постачання, продажу (реалізації) ювелірних
та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння,
дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Такі фізичні особи-підприємці належать виключно до третьої групи платників
єдиного податку, якщо відповідають вимогам, встановленим для такої групи.
Третя група. Ця група складається з фізичних осіб-підприємців,
які не використовують працю найманих осіб або кількість осіб, які перебувають з
ними у трудових відносинах, не обмежена, та у яких протягом календарного року
обсяг доходу не перевищує 1 167 розмірів мінімальної заробітної плати,
встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року.
Четверта група. До даної групи належать фізичні
особи-підприємці, які провадять діяльність виключно в межах фермерського
господарства, зареєстрованого відповідно до Закон України "Про фермерське
господарство" від 19 червня 2003 року, за умови виконання сукупності таких вимог:
Трудові договори
Трудові договори укладаються на певний строк або на невизначений строк.
Трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Також, при залученні на роботу стажерів, слід врахувати наступні законодавчі вимоги.
Стажування – це один з видів строкового працевлаштування, однак стосується він саме студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, за якою здобувається освіта. При цьому стажування таких осіб можливе лише за професією (спеціальністю), за якою вони навчаються, та лише у вільний від навчання час.
При стажуванні укладається трудовий договір про стажування за типовою формою, в якому поміж іншого визначається строк стажування, розмір оплати праці, трудова функція та керівник стажування.
Заробітна плата та пільги
Одним з основних прав кожного працівника є право на оплату праці.
Коли мова заходить про заробітну плату, існує цілий ряд міркувань, які слід враховувати, в тому числі:
— Чи існує законодавчо визначена мінімальна заробітна плата?
— Чи автоматично мінімальна заробітна плата збільшується щороку за законом?
— Чи існують будь-які юридично визначені коригування, такі як нормативні або податкові коригування, які необхідно застосовувати до заробітної плати працівників? Наприклад, Ваші працівники можуть мати право на індексацію та певні компенсації.
— Чи існують будь-які податкові зобов'язання, соціальні внески, медичні внески або інші зобов'язання роботодавця?
— Чи існують будь-які вимоги до документації?
— Чи існують які-небудь інші пільги, визначені законом, такі як транспортні субсидії, медичні та пенсійні допомоги, допомоги по соціальному забезпеченню, вихідні дні для важливих сімейних подій і обставин?
Мінімальна заробітна плата, тобто мінімальний розмір оплати праці за
виконану працівником місячну (годинну) норму праці, становить 6 700 грн на 2023
рік. Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40
годин на тиждень. Тобто, роботодавець має платити працівнику, який працює на
умовах повного робочого часу, щомісячну заробітну плату не менше 6 700 грн.
Законодавством передбачена можливість, коли роботодавець може платити зарплату
менше за мінімальну заробітну плату, а саме у разі оформлення працівника на
умовах неповного робочого часу.
Заробітна плата повинна виплачуватися:
Якщо дата виплати
збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, то заробітна плата повинна
бути виплачена напередодні такого дня. При чому, варто пам'ятати, що розмір
заробітної плати за першу половину місяця повинна бути не менше оплати за
фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу)
працівника.
Також при виплаті зарплати
роботодавець повинен утримувати по кожному працівнику податок на доходи
фізичних осіб та військовий збір, а також нараховувати і сплачувати до бюджету
єдиний соціальний внесок.
Ставка податку на доходи фізичних осіб та військового збору становить 18%
та 1,5% відповідно. Щодо єдиного соціального внеску, то законодавством України
передбачена основна ставка єдиного соціального внеску у розмірі 22% від
заробітної плати працівника.
Більше того, роботодавець, який здійснює господарську діяльність у вигляді юридичної особи або фізичної особи-підприємця, яка не перебуває на спрощеній системі оподаткування, зобов'язаний сплачувати єдиний внесок, нарахований за календарний місяць, не пізніше 20 числа наступного місяця. Фізичні особи-підприємці, які перебувають на спрощеній системі оподаткування, зобов'язані сплачувати єдиний соціальний внесок, нарахований за календарний квартал, до 20 числа місяця, що настає за кварталом, за який сплачується єдиний внесок.
Робочий час
Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень. В деяких випадках законодавством передбачається скорочена тривалість робочого часу (наприклад, для неповнолітніх працівників). За угодою між працівником і роботодавцем може встановлюватись як при прийнятті на роботу, так і згодом неповний робочий день або неповний робочий тиждень.
Час відпочинку
Працівникам надається перерва для відпочинку і харчування тривалістю не більше двох годин. Перерва не включається в робочий час. Перерва для відпочинку і харчування повинна надаватись, як правило, через чотири години після початку роботи.
На тих роботах, де через умови виробництва перерву встановити не можна, працівникові повинна бути надана можливість приймання їжі протягом робочого часу.
Тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою за подвійну тривалість часу роботи в попередній зміні (включаючи і час перерви на обід).
Тривалість щотижневого безперервного відпочинку повинна бути не менш як сорок дві години.
Деякі види робіт вимагають спеціальної нічної або змінної роботи. Це може нести
особливі небезпеки або важке фізичне або психічне напруження, і тому тривалість
таких періодів роботи та часу міжзмінного відпочинку також регулюється окремими
нормами трудового законодавства, зокрема ст. 54, 55, 108, 176, 192 Кодексу законів про
працю.
Залучення працівників до роботи в надурочний час (дозволяється лише в обмежених
випадках) оплачується в подвійному розмірі. Компенсація надурочних робіт шляхом
надання відгулу не допускається.
Залучення до роботи у
святковий і неробочий день (дозволяється лише в обмежених випадках) оплачується
у подвійному розмірі. За бажанням працівника, який працював у святковий і
неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку.
Відпустки
Працівники мають законне право на відпустку. Це залежить від характеру бізнесу, але найбільш поширеними є:
У випадку хвороби працівник також має право на оформлення лікарняного. В Україні перші 5 днів лікарняного оплачуються за рахунок коштів роботодавця, а з 6-го дня-за рахунок коштів Державного фонду соціального страхування до дня одужання або визнання інвалідом. Після цього працівник зазвичай отримує відсоток від своєї повної заробітної плати на основі існуючих систем соціального забезпечення.
Розірвання договору
Припинення трудових відносин відбувається лише з підстав передбачених ст. 36, 38, 40-41 Кодексу законів про працю. При оформленні звільнення роботодавець має
проводити його у відповідності з окремими процедурами, передбаченими для тих чи
інших підстав.
Для розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, працівник має повідомити роботодавця про майбутнє звільнення за 2 тижні. Протягом строку попередження працівник може відкликати свою заяву про звільнення. У разі наявності поважних причин працівник може просити роботодавця розірвати трудовий договір у інший строк.
При розірванні договору як працівники, так і роботодавці несуть певні
зобов'язання, в тому числі надання
юридично необхідних повідомлень. Після припинення трудових відносин в більшості
випадків працівник матиме право на допомогу по безробіттю. З підставами та
особливостями звільнення працівників можна ознайомитися у Розділі 4 "Розірвання
трудових договорів" вище.
Переважне право на залишення на роботі та заборона звільнення певної категорії працівників
Під час звільнення
працівників слід обов'язково врахувати переважне право певної категорії
працівників на залишення на роботі. Відповідно до ст. 42 Кодексу законів про
працю при скороченні чисельності чи штату працівників у зв'язку із змінами в організації
виробництва і праці переважне право на залишення на роботі надається
працівникам з більш високою кваліфікацією і продуктивністю праці. При рівних умовах
продуктивності праці і кваліфікації перевага в залишенні на роботі надається:
1) сімейним – при наявності двох
і більше утриманців;
2) особам, в сім’ї яких немає інших
працівників з самостійним заробітком;
3) працівникам з тривалим безперервним
стажем роботи на даному підприємстві, в установі, організації;
4) працівникам, які навчаються у
вищих і середніх спеціальних учбових закладах без відриву від виробництва;
5) учасникам бойових дій, постраждалим
учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни та особам, на
яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії
їх соціального захисту", а також особам, реабілітованим відповідно до Закону
України "Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму
1917-1991 років", із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах)
позбавлення волі (ув'язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення
здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного
органу;
6) авторам винаходів, корисних моделей,
промислових зразків і раціоналізаторських пропозицій;
7) працівникам, які дістали на цьому
підприємстві, в установі, організації трудове каліцтво або професійне захворювання;
8) особам з числа депортованих з
України, протягом п’яти років з часу повернення на постійне місце проживання до
України;
9) працівникам з числа колишніх військовослужбовців
строкової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий
період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу та осіб, які проходили
альтернативну (невійськову) службу, – протягом двох років з дня звільнення їх зі
служби.
10) працівникам, яким залишилося
менше трьох років до настання пенсійного віку, при досягненні якого особа має право
на отримання пенсійних виплат.
Також законом забороняється
звільнення за ініціативною роботодавця:
- вагітних жінок;
- жінок, які мають дітей віком
до 3 років або 6 років, якщо дитина потребує домашнього догляду;
- одинок матерів при наявності
дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю.
Здоров'я та безпека
Заходи безпеки будуть безпосередньо впливати на безперебійне повсякденне функціонування Вашого бізнесу. Ваш обов'язок як роботодавця – забезпечити своїм працівникам безпечне і здорове робоче середовище, а також забезпечити безпечні приміщення для Ваших клієнтів. В Україні встановлена відповідальність для окремих працівників за порушення нормативних правил охорони праці та техніки безпеки.
Як правило, правила охорони праці та техніки безпеки повинні виконуватися всіма роботодавцями, і якщо Ваш сектор знаходиться серед певних регульованих секторів (таких як експлуатація важкої техніки, гірничодобувна промисловість, кар'єри, сталеливарні заводи, будівельні роботи, монтаж електроенергії і т.д.), Вам може знадобитися ввести додаткові правила. Здоров'я та безпека зазвичай пов'язані з наступними вимогами та обов'язками:
— забезпечити здоров'я і безпеку в будь-який час всіх працівників, які можуть бути задіяні в роботі, що виконується для підприємства або роботодавця
— вживати заходів щодо запобігання фізичних і психологічних професійних захворювань, травм або смерті, слідуючи ряду загальних принципів профілактики
— надавати інформацію, інструктаж, навчання та нагляд, необхідні для забезпечення охорони праці та техніки безпеки. Наприклад, у Вашому бізнесі може знадобитися спеціальний працівник або служба, відповідальні за здоров'я і безпеку праці.
Пенсія
Як роботодавець, Ви зобов'язані бути обізнані про закони і правила, що стосуються будь-яких пенсійних вимог для Ваших працівників. В Україні діє трирівнева система пенсійного страхування, яка, окрім загальної системи обов'язкового державного пенсійного страхування, дозволяє мати пенсійні накопичення для працівників у приватних страхових пенсійних фондах
Права працівників
— Дискримінація: трудове законодавство забороняє будь-яку дискримінацію у сфері праці, зокрема порушення принципу рівності прав і можливостей, пряме або непряме обмеження прав працівників залежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, етнічного, соціального та іноземного походження, віку, стану здоров’я, інвалідності, підозри чи наявності захворювання на ВІЛ/СНІД, сімейного та майнового стану, сімейних обов’язків, місця проживання, членства у професійній спілці чи іншому об’єднанні громадян, участі у страйку, звернення або наміру звернення до суду чи інших органів за захистом своїх прав або надання підтримки іншим працівникам у захисті їх прав, повідомлення про можливі факти корупційних або пов’язаних з корупцією правопорушень, інших порушень Закону України "Про запобігання корупції", а також сприяння особі у здійсненні такого повідомлення, за мовними або іншими ознаками, не пов’язаними з характером роботи або умовами її виконання.
— Членство в профспілках: працівники мають право створювати та вступати в професійні спілки. Якщо Ваші працівники є членами профспілки, від Вас можуть зажадати узгодження певних умов праці та звільнення з профспілками або дотримуватися колективних договорів, укладених з профспілками. Відповідно до Закону України "Про профспілки, їх права та гарантії діяльності", роботодавець зобов'язаний забезпечити відповідні умови для діяльності профспілки
Збір та обробка персональних даних
При роботі з трудовими процесами і людьми Вам необхідно буде збирати певні персональні дані і пам'ятати про вимоги щодо захисту таких даних.
Ведення обліку
Не варто ігнорувати важливість послідовного захисту даних при створенні ефективної системи збору та аналізу персональних даних.
Дані працівників є приватними і конфіденційними. Для обробки персональних даних працівника Вам знадобиться законна підстава, якою може бути виконання трудового договору, згода та інше. Для передачі персональних даних працівника третій особі Вам також необхідно буде дотримуватися відповідних правил: повідомляти про таку передачу, інформувати щодо осіб, яким передаються персональні дані, а також повідомляти про транскордонні передачі даних.
Пам'ятайте, що робочі пристрої працівників можуть також містити персональні дані, доступ до них має бути обмежений і можливий на основі спеціальної згоди працівника.
Податкові зобов'язання роботодавця
При укладанні договорів із працівниками Ви також зобов'язані дотримуватися податкових вимог та проводити необхідні відрахування та платежі.
Юридичні зобов'язання при навчанні працівників
Як роботодавець, Ви за законом зобов'язані переконатися, що Ваші працівники навчені безпечно виконувати свою роботу. Деякі галузі також вимагають спеціальної підготовки. Не забувайте вести облік будь-якого навчання Ваших працівників.
Навчання охороні праці та техніці безпеки на робочому місці
Як роботодавець, Ви повинні забезпечити навчання охороні праці та техніці безпеки на робочому місці, щоб забезпечити безпеку Вашого робочого місця для Вас, Ваших працівників і будь-яких відвідувачів або клієнтів. Ви повинні навчати своїх працівників, коли вони тільки починають працювати, і регулярно проводити перепідготовку. Навіть в офісному середовищі знадобиться певна підготовка – наприклад, правила пожежної евакуації
Галузеве навчання
Певні галузі і робочі функції вимагатимуть спеціальної підготовки. Наприклад, якщо Вашим працівникам необхідно керувати навантажувачем або експлуатувати техніку, Ви повинні переконатися, що у них є відповідні дозволи, вони регулярно проходять навчання і оцінку.
Ініціативи державної підтримки
Моніторинг актуальних державних програм підтримки
можна здійснювати на сайті Дія.Бізнес.
